en | fr | nl
	Adviesraad voor Bioveiligheid
Reglement van interne orde

Index Statuten Reglement van interne orde Samenstelling Vergaderingen van de leden Lopende procedures Afgesloten procedures Adviezen van de Raad Expertengroepen Documenten en publicaties Nuttig documentatie Pers Links Contact

Reglement van interne orde De volledige tweetalige tekst (met de bijlagen) van het reglement van interne orde van de Belgische Adviesraad voor Bioveiligheid is te downloaden in PDF formaat. Een on-line versie (zonder de bijlagen) is eveneens hieronder beschikbaar. Reglement van interne orde van de Adviesraad voor Bioveiligheid    Art. 1. Definities Sectie I. De Raad    Art. 2. Taken    Art. 3. Samenstelling van de Raad    Art. 4. Aanwijzing van de voorzitter en vice-voorzitter Sectie II. Werking van de Raad    Art. 5. Taken en bevoegdheden van de Voorzitter van de Raad    Art. 6. Plichten en verklaring van de leden van de Raad    Art. 7. Rechten van de leden van de Raad    Art. 8. Oproep tot de vergaderingen van de Raad    Art. 9. Dagorde    Art. 10. Vergaderingen van de Raad    Art. 11. Experten    Art. 12. Uitgenodigden    Art. 13. Advies    Art. 14. Verslagen    Art. 15. SBB en secretariaat van de Raad    Art. 16. Taken van het secretariaat    Art. 17. Rechten en plichten van de SBB    Art. 18. Delegatie aan de SBB Sectie III. Expertengroepen    Art. 19. Benoeming van de experten en van de expertengroepen    Art. 20. Samenstelling van de expertengroepen en aanduiding van de coördinator    Art. 21. Werking van de expertengroepen en taken van de coördinator    Art. 22. Verklaring van de deskundigen    Art. 23. Oproep van uitgenodigden    Art. 24. Rapporten van de expertengroepen    Art. 25. Verwijdering van experten van de gemeenschappelijke lijst Sectie IV. Gemeenschappelijke bepalingen – Slotbepalingen    Art. 26. Regels met betrekking tot deontologie    Art. 27. Budget    Art. 28. Externe Communicatie    Art. 29. Taalgebruik    Art. 30. Procedures    Art. 31. Archieven    Art. 32. Goedkeuring van het reglement van interne orde en bijzondere bepalingen    Art. 33. Verantwoordelijkheid    Art. 34. Briefwisseling    Art. 35. Clausule met betrekking tot herziening Bijlagen Art. 1. Definities §1. In dit reglement zijn de volgende definities afkomstig van het samenwerkingsakkoord tussen de federale Staat en Gewesten betreffende de administratieve en wetenschappelijke coördinatie inzake bioveiligheid, goedgekeurd door de wet van 3 maart 1998 van toepassing: - Federale overheid: naargelang van de materie, de federale ministers die volksgezondheid en/of landbouw onder hun bevoegdheid hebben; - Gewestelijke minister: de gewestelijke minister die leefmilieu onder zijn bevoegdheid heeft; - Bioveiligheid: de veiligheid voor de gezondheid van de mens en voor het leefmilieu met inbegrip van de bescherming van de biodiversiteit bij gebruik van genetisch gemodificeerde organismen of micro-organismen en bij het ingeperkt gebruik van voor de mens pathogene organismen; - Raad: Adviesraad voor Bioveiligheid, het samenwerking-orgaan tussen de partijen van dit akkoord, met betrekking tot de problemen betreffende de Bioveiligheid, en belast met het verstrekken van een advies aangaande de gevallen waarvan sprake in artikel 5 [van het samenwerkingsakkoord]; - WIV : het Wetenschappelijk Instituut Volksgezonheid (vroeger IHE: het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie); - SBB: Dienst Bioveiligheid en Biotechnologie, functionele eenheid van het WIV belast met de expertise betreffende de Bioveiligheid van de biotechnologie, meer bepaald in het kader van de opdrachten gedefiniëerd in de artikels 12 en 18 van het samenwerkinsakkoord. Opm. : deze definities kunnen eventueel gewijzigd worden in functie van de evolutie van het SA tussen de Federale staat en de gewesten. §2. Andere definities overeengekomen met de leden van de Raad : - Het samenwerkingsakkoord : het samenwerkingsakkoord van 24 april 1997 tussen de federale Staat en Gewesten betreffende de administratieve en wetenschappelijke coördinatie inzake bioveiligheid, goedgekeurd door de wet van 3 maart 1998; - Lid : het effectief of plaatsvervangend lid van de Raad benoemd overeenkomstig het samenwerkingsakkoord; - Plaatsvervangend lid : lid dat de vergaderingen bijwoont maar enkel zetelt in afwezigheid van het effectief lid; - Uitgenodigde: persoon die voor specifieke redenen formeel uitgenodigd werd aan een of meerdere vergaderingen en die geen stemrecht heeft;- Deskundige : iedere persoon die voldoende wetenschappelijke bekwaamheid heeft voor het geven van advies aangaande een algemeen of specifiek aspect van het multldisciplinaire domein van de bioveiligheiden die deel uitmaakt van de gemeenschappelijke lijst; - Uitgenodigde: iedere andere persoon dan deze die hierboven gedefinieërd is en die punctueel deelneemt aan de activiteiten van de Bioveiligheidsraad; - Groep van experten : alle deskundigen gekozen door de Raad om een dossier te beoordelen; - Dossier: elke stap die door de Raad en zijn expertengroepen ondernomen wordt opdat de Raad een advies kan uitbrengen of evaluaties uitvoeren overeenkomstig artikel 5 van het samenwerkingsakkoord. Sectie I. De Raad Art. 2. Taken De Raad heeft als taken : - de bioveiligheid te evalueren van activiteiten of producten waarvoor genetisch gemodificeerde micro-organismen, organismen of delen hiervan gebruikt worden volgens de bepalingen van de internationale reglementeringen terzake; - de bioveiligheid te evalueren van het ingeperkt gebruik van voor de mens pathogene micro-organismen, organismen of delen hiervan; - advies te verstrekken en te evalueren overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 3, 6 en 13 van het samenwerkingsakkoord; - onverminderd het voorgaande kan de Raad advies geven, op eigen initiatief of op vraag van een minister. Art. 3. Samenstelling van de Raad De samenstelling van de Raad en de procedure ter benoeming van zijn leden zijn respectievelijk bepaald in artikels 7 en 8 van het samenwerkingsakkoord. De nominatieve samenstelling van de Raad werd gewijzigd op 20 oktober 2009 door het koninklijk besluit van 7 oktober 2009 houdende benoeming van de leden van de Adviesraad voor Bioveiligheid. De leden worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Hun mandaat is hernieuwbaar. Art. 4. Aanwijzing van de voorzitter en vice-voorzitter Tijdens hun eerste vergadering na de publicatie van de benoeming voor een nieuw mandaat van de leden van de Raad zullen de leden onder zich een voorzitter en een vice-voorzitter verkiezen die als volgt genoemd zullen worden : "Voorzitter van de Raad" en "Vice-voorzitter van de Raad". De oudste van de aanwezige leden die door de federale Minister van de Volksgezondheid is aangeduid zal de verkiezing van de Voorzitter begeleiden, die op zijn beurt de verkiezing van de Vice-voorzitter zal begeleiden. Ieder lid kan schriftelijk onder de effectieve leden die door de federale Minister van Volksgezondheid zijn aangeduid een kandidaat voorstellen of, in geval hij als effectief lid de federale Minister van Volksgezondheid vertegenwoordigt, zichzelf als kandidaat voorstellen voor de twee functies.  Ieder lid kan afstand doen van zijn voorstel als kandidaat. De verkiezing gebeurt aan de hand van een publieke stemming - behalve als een van de leden een geheime stemming vraagt - en een twee derde meerderheid van minstens 8 zittende leden.  In geval er na een eerste stemmingsronde geen enkele kandidaat een twee derde meerderheid behaald heeft, wordt er een nieuwe stemmingsronde georganiseerd aan dewelke enkel diegenen kandidaat blijven die in de voorgaande ronde ofwel de eerste ofwel de tweede plaats behaald hebben op basis van het aantal stemmen en die zich niet teruggetrokken hebben. In geval van overlijden, ontslag of zichtbaar onvermogen om zijn taak als Voorzitter of Vice-voorzitter van de Raad te verzekeren gedurende een periode van zes maanden, wordt er tijdens de vergadering volgend op de kennisname van deze elementen, een verkiezing georganiseerd voor een nieuwe Voorzitter of Vice-voorzitter van de Raad volgens dezelfde procedure. Voor de materies onderworpen aan richtlijn 90/219/EEG wordt het voorzitterschap van de Raad voorzien door de vertegenwoordiger van de territoriaal bevoegde regionale Minister. Sectie II. Werking van de Raad Art. 5. Taken en bevoegdheden van de Voorzitter van de Raad Voor het geheel aan activiteiten van de Raad waakt de voorzitter over de uitvoering van de, via het samenwerkingsakkoord, aan de Raad toevertrouwde taken en verzekert hij de correcte toepassing van het huidig reglement van interne orde. Zijn functies zijn onder meer : - het organiseren van de vergaderingen van Raad. In deze hoedanigheid roept hij de leden van de Raad bijeen, opent en sluit hij de vergaderingen en leidt hij de debatten; eventueel roept hij uitgenodigden op na goedkeuring door de Raad, verduidelijkt hij hun rol en beperkt hun interventies tot sommige onderdelen van de vergadering. - het in ontvangst nemen van verklaringen betreffende deontologische regels - na schriftelijke vraag toelating verlenen aan andere personen dan de leden van de Raad om de archieven van de Raad te consulteren, met uitzondering van de vertrouwelijke documenten. - het ondertekenen van officiële documenten van de Raad. In afwezigheid van de voorzitter, in geval deze niet in het vermogen is zijn taak te vervullen of als de voorzitter het beslist, verzekert de vice-voorzitter zijn de taken en bevoegdheden van de voorzitter.  In gemeenschappelijke afwezigheid van de voorzitter en vice-voorzitter, zal het oudste lid dat door de federale Minister van Volksgezondheid is aangeduid de taken en bevoegdheden van de voorzitter verzekeren. Art. 6. Plichten en verklaring van de leden van de Raad Tijdens de eerste vergadering waarin een lid een nieuw mandaat start moet de desbetreffende persoon de volgende drie verklaringen invullen en ondertekenen : - een engagementsverklaring; - een jaarlijkse in te vullen belangenverklaring; - een confidentialiteitsverklaring. Deze verklaringen zijn terug te vinden in bijlage 1 van het huidig reglement. Deze verklaringen beogen ondermeer dat het lid : - garandeert dat alle door hem toevertrouwde informatie eerlijk en correct is; - zich engageert alle wijzigingen van zijn bezigheden die een verband kunnen hebben met de activiteiten binnen de groep kenbaar te maken; - zich engageert de beginselen van het huidig reglement van interne orde te eerbiedigen; - zich engageert de vertrouwelijkheid van de documenten en de debatten te bewaren; - zich engageert geen emails eigen aan de Raad te verspreiden buiten de leden en het secretariaat van de Raad; - zich engageert, onverminderd andere wettelijke verplichtingen, de vertrouwelijkheid van de adviezen te behouden zolang die nog niet goedgekeurd werden door de Bioveiligheidsraad en ontvangen werden door de aanvrager of werden gepubliceerd. De jaarlijkse belangenverklaringen zijn publiek beschikbaar op de internet site van de Raad. De effectieve leden moeten aanwezig zijn op de vergaderingen van de Raad. Ingeval van afwezigheid laten ze zich vertegenwoordigen door hun vervanger. Als een lid gedurende drie opeenvolgende vergaderingen zonder motivatie afwezig is, wordt dit gemeld aan de betrokken overheid. Elk lid, rechstreeks betrokken bij een punt van de dagorde, hetzij persoonlijk, hetzij via een tussenpersoon tot de tweede graad inbegrepen, hetzij als zaakgelastigde of consulent, hetzij als bestuurder of personeelslid, mag niet aanwezig zijn bij de deliberaties en de stemming betreffende dit punt. Bij het begin van de vergadering herhaalt de voorzitter de beschikkingen van de vorige paragraaf. Art. 7. Rechten van de leden van de Raad De leden van de Raad hebben het recht : - deel te nemen aan alle activiteiten die kaderen in de werking van de Raad, de vergaderingen van de experten inbegrepen; - vertrouwelijke documenten en archieven van de Raad te consulteren en een kopie te verkrijgen van alle niet vertrouwelijke documenten en archieven, inbegrepen de informatie betreffende de deskundigen waarnaar verwezen wordt in art. 36; - deel te nemen aan de deliberaties over het verlenen van adviezen; - deel te nemen aan de deliberaties over deontologische vragen, met uitzondering van deze die hen persoonlijk aanbelangen of waarbij ze tussenkomen als raadgever ; - zich te verdedigen, zowel schriftelijk als mondeling, wat deontologische vragen betreft die hen persoonlijk aanbelangen, en zich te laten begeleiden in die verdediging door een raadgever; - punten aan de dagorde toe te voegen overeenkomstig de voorziene procedure - door een gemotiveerde hoogdringendheid punten aan de dagorde toe te voegen tijdens de zitting door indiening van een inleidende nota. In dit geval kan de Raad tijdens de zitting beslissen geen advies te verlenen; - op een gemotiveerde wijze aan de Raad de deelname van andere experten of uitgenodigden voor te stellen in het kader van de werking van de Raad; - op een gemotiveerde wijze aan de Raad de organisatie voor te stellen van een gemeenschappelijke vergadering Experten- Raad omtrent een welbepaalde punt. Art. 8. Oproep tot de vergaderingen van de Raad De Raad komt samen op basis van een jaarlijkse kalender goedgekeurd door de Raad, op eigen initiatief, op vraag van de voorzitter of op vraag van tenminste twee leden van de Raad door middel van een brief, fax of elektronische post geadresseerd aan de voorzitter op het adres van het secretariaat.  De geschreven vraag bevat tenminste een punt dat op de dagorde geplaatst moet worden en wordt vergezeld van een inleidende nota. De voorzitter kan aan het secretariaat de toelating verlenen de oproep in zijn naam te verspreiden. De documenten die tijdens de vergaderingen zullen behandeld worden krijgen een uniek nummer en komen op het extranet van de leden de Raad te staan. Ten laatste 10 dagen voor de vergadering wordt een email naar de leden verstuurd. Deze email bevat de oproep, de agenda van de vergadering, en de referenties van alle documenten die nuttig zijn voor de vergadering. De oproep, de dagorde en de te behandelen documenten moeten per e-mail of per brief overgemaakt worden aan de uitgenodigden tenminste tien dagen voor de vergadering.De voorzitter kan in geval van absolute noodzakelijkheid op gemotiveerde wijze afstappen van deze procedure en termijn. Art. 9. Dagorde De dagorde van de vergaderingen omvat tenminste de goedkeuring ervan, de goedkeuring van het proces verbaal van de vorige vergadering, de eventuele verklaring van belangenvermenging, de lopende zaken, alsook een punt "diversen". Korte communicaties die niet aan het debat onderworpen zijn, kunnen gemaakt worden onder het punt "diversen" zonder dat de vraag op voorhand gesteld werd. Art. 10. Vergaderingen van de Raad 1. Iedere afwezigheid van een effectief lid op een vergadering van de Raad moet vóór de vergadering gemeld worden. In geval het onmogelijk is deel te nemen aan de vergadering, verwittigt het effectieve lid zijn plaatsvervanger en de voorzitter van de Raad. Het plaatsvervangende lid kan deelnemen aan alle vergaderingen van de Raad. Hij zetelt echter alleen in afwezigheid van het effectieve lid. In geval het onmogelijk is deel te nemen aan de vergadering verwittigt het plaatsvervangende lid zijn effectief lid en de voorzitter van de Raad vóór de vergadering. Het effectief lid kan zich dan laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Raad dat in de betrokken vergadering zal zetelen, met een geschreven volmacht. De geschreven volmacht mag beperkt blijven ofwel betrekking hebben op alle punten van de agenda van de vergadering. Ze mag eveneens instructies bevatten betreffende de standpunten die moeten naar voor gebracht worden tijdens de  vergadering. Een lid kan enkel één ander lid vertegenwoordigen. De leden die een geschreven volmacht hebben gegeven worden beschouwd als zijnde aanwezig ter fine van artikel 10.2. 2. De Raad zetelt enkel geldig bij aanwezigheid van vertegenwoordiger(s) van de overheid bevoegd voor de te behandelen onderwerpen. Hij delibereert slechts geldig in aanwezigheid van minstens twee derden van de effectieve aangestelde leden. Bovendien is voor dossiers, waarbij de regionale minister tussenkomt bij het verlenen van de toelating overeenkomstig artikel 3.3 van het samenwerkingsakkoord, de aanwezigheid vereist van leden die het betrokken gewest vertegenwoordigen. Indien bij een vergadering van de Raad aan deze voorwaarde niet kan voldaan worden, wordt er binnen de 10 werkdagen een nieuwe vergadering belegd. De Raad kan, in voorkomend geval, op geldige wijze delibereren in afwezigheid van deze vertegenwoordigers. Art. 11. Experten De Raad vraagt de hulp van experten voor de analyse van de wetenschappelijke zaken betrokken door de bioveiligheid, overeenkomstig artikel 9 van het samenwerkingsakkoord. Met dit doel stellen de leden een gemeenschappelijke lijst van experten op die onderverdeeld is in expertise domeinen. Sectie III handeld over de Expertengroepen. Art. 12. Uitgenodigden Ten einde de Raad toelichting te geven over de vragen en materie opgenomen in de dagorde van de vergaderingen van de Raad of oor andere door de Raad nuttige bevonden doeleinden, kunnen personen uitgenodigd worden op de activiteiten van de Raad, eventueel ter gelegenheid van hoorzittingen. Deze personen hebben in dit geval het statuut van uitgenodigde. De uitgenodigden, voorgesteld door de voorzitter en aanvaard door de meerderheid van de aanwezige leden, moeten alvorens deel te kunnen nemen aan een vergadering van de Raad een verklaring afleggen volgens artikel 6. De deelname van uitgenodigden aan de vergaderingen van de Raad beperken zich tot de materies voor dewelke ze uitgenodigd werden en omvat niet de deelname aan de beslissingname of stemmingen. Art. 13. Advies De Raad moet voor ieder wettelijk opgesteld en correct geadministreerd dossier een advies formuleren. Ongeacht de termijn vastgelegd door de reglementaire bepalingen, is de normale termijn voor het verlenen van een advies vastgelegd op 90 dagen na ontvangst van de aanvraag. De opening, op eigen initiatief van de Raad, van een dossier dat moet leiden tot een advies, vereist het akkoord van twee derden van de zetelende leden. De adviezen worden met consensus gegeven. Als een lid niet akkoord kan gaan met het advies of een deel van het advies, kan hij dit uitzonderlijk in een gemotiveerde minderheidsverklaring uiten. Deze minderheidsverklaring wordt schriftelijk overgemaakt binnen de twee werkdagen volgend op de vergadering en wordt integraal opgenomen in het advies van de Raad. Bij uitzondering mag de Voorzitter beslissen een advies voor te leggen ter stemming van de leden. Enkel de koppels effectief lid/vervanger die de laatste 12 maanden ten minste aanwezig waren op de helft van de vergaderingen mogen stemmen. Er wordt slechts één stem per kopel aanvaard. Het advies van de Raad is opgemaakt op basis van het model beschreven in bijlage 3. Art. 14. Verslagen De Raad produceert 3 soorten verslagen : - i) activiteitenrapporten overeenkomstig artikel 20 van het samenwerkingsakkoord ("In de loop van de eerste trimester van elk jaar evalueert de Raad de federale en interregionale samenwerking evenals de werking van het gemeenschappelijk wetenschappelijk evaluatiesysteem met betrekking tot de doelstellingen van het samenwerkingsakkoord, en hij schrijft zijn bemerkingen neer in een activiteitenrapport ter attentie van de federale overheid en de regionale ministers"). Daartoe stelt de Raad een modelrapport op ten behoeve van het secretariaat; - ii) verslagen van de vergaderingen van de leden van de Raad bepaald in artikel 10. De goedkeuring van de verslagen van de vergaderingen van de Raad is slechts geldig in aanwezigheid van minstens 8 zetelende leden; de leden die deelgenomen hebben aan de vergadering, worden uitgenodigd hun commentaar schriftelijk te bezorgen vóór de vergadering; - iii) verslagen van de vergaderingen van de expertengroepen overeenkomstig de bepalingen van Sectie III. Art. 15. SBB en secretariaat van de Raad Overeenkomstig de artikels 7,3° en 12§2,5° van het samenwerkingsakkoord wordt het secretariaat van de Raad verzekerd door de SBB. Deze opdracht wordt uitgevoerd volgens de modaliteiten van artikels 16 en 17. Art. 16. Taken van het secretariaat Het secretariaat ondersteunt de voorzitter van de Raad bij het uitvoeren van de taken bepaald in artikels 5 tot 14, 26, 28, 30, 31 en 34. Het secretariaat ondersteunt eveneens de coördinators bij de organisatie en de werking van de expertengroepen overeenkomstig de bepalingen van Sectie III. Art. 17. Rechten en plichten van de SBB De functie van secretariaat van de Raad verzekerd door de SBB, doet geen afbreuk aan de rechten van de experten van de SBB op een wetenschappelijke loopbaan en omgekeerd mogen de algemene activiteiten van de SBB niet gebeuren ten koste van de activiteiten van de Raad. Alleen de publicaties die door de SBB in opdracht of in naam van de Raad worden geschreven vallen onder de verantwoordelijkheid van de Raad. Het personeel van de SBB is onderworpen aan dezelfde confidentialiteitsregels als de leden. Het secretariaat kan punten laten toevoegen op de agenda van de vergaderingen van de Raad in overeenkomst met de daarvoor voorziene procedure. Het secretariaat kan ook tijdens de zitting punten laten toevoegen die gemotiveerd zijn door hoogdringendheid, mits voorleggen van een inleidende nota. In dit geval kan de Raad echter beslissen er geen advies over uit te brengen tijdens de zitting. Het secretariaat heeft het recht verklaringen betreffende elke materie vermeld in artikel 16 te laten opnemen in de verslagen van de vergaderingen van de Raad. Art. 18. Delegatie aan de SBB In functie van de door hem vastgestelde criteria, bepaalt de Raad de materies en het type dossiers voor dewelke de Raad zijn bevoegdheden delegeert aan de SBB. Voor een dossier voor de marktintroductie van een product bestaande uit een GGO of er bevattend kan de delegatie slechts gebeuren indien de Raad al eerder een advies geformuleerd heeft betreffende een gelijkaardig product. Sectie III. Expertengroepen Art. 19. Benoeming van de experten en van de expertengroepen De gemeenschappelijke lijst van de experten van de Raad en de SBB is tot op heden onderverdeeld in 4 expertise domeinen met betrekking tot de menselijke en dierlijke voeding, de transgene planten, de gentherapie en -vaccinatie, de micro-organismen. De Raad eigent zich het recht toe nieuwe expertisedomeinen op te richten of bestaande expertisedomeinen te verenigen in functie van de noden. Om de 2 jaren, stelt de SBB een exhaustieve lijst van beschikbare experts voor aan de Raad in elk expertise domein. De lijst van experten maakt het onderwerp uit van een beslissing van de Raad. Deze lijst is voortdurend vatbaar voor herziening op vraag van minstens één lid van de Raad of van de SBB. Elke wijziging van de gemeenschappelijke lijst van experten wordt beslist door de Raad. De Raad kan de modaliteiten voor de selectie van experten bepalen. Art. 20. Samenstelling van de expertengroepen en aanduiding van de coördinator De Raad stelt een nieuwe experten groep samen voor elk nieuw dossier. Voor de samenstelling van deze groep komen de expertise van de experts en het type dossier in aanmerking. De groep bevat minstens 5 experten. De Raad delegeert één van zijn leden om deze experten groep te leiden ("coördinator"). De coördinator mag de medewerking van een co-coördinator vragen die verkozen wordt uit de leden van de experten groep of de Bioveiligheidsraad. De coördinator, bijgestaan door het secretariaat, is de bewaker van de aan de Raad toevertrouwde taken en verzekert de goede toepassingen van het huidige reglement van interne orde. Art. 21. Werking van de expertengroepen en taken van de coördinator De experten krijgen het volledig dossier waarvoor een advies gevraagd wordt. De experten geven een schriftelijk adies via een vragenlijst met betrekking tot de risico evaluatie die ze gekregen hebben. In afwezigheid van een consensus kan een vergadering van de expertengroep georganiseerd worden. De functies van de coördinator zijn onder meer het - aanduiden van de experten en eventuele expert-verslaggevers; - bepalen van ad hoc procedures voor de werkzaamheden van de groep en in het bijzonder voor de beoordeling van het dossier; - organiser van de werken van de groep; - voorbereiden van een vragenlijstmet betrekking tot de evaluatie van het dossierter attentie van de experten; - verzamelen van de adviezen van de experten; - voorbereiden van een ontwerp verslag dat hij aan de experten bezorgt voor commentaar; - in voorkomend geval, en zeker in awezigheid van een consensus, een vergaderingvan de expertengroep organiseren en voorzitten; - desgevallend een gezamenlijke vergadering met de experten en de Raad te organiseren en voor te zitten met betrekking tot het lopend dossier; - waken op het goede verloop van de de werken en er verslag over uitbrengen aan de Raad; - ondertekenen van de rapporten van de expertengroep. De coördinator, bijgestaan door het secretariaat, zorgt ervoor dat de experten op de hoogte worden gebracht van de publicatie van het advies van de Raad en van het finale verslag. In afwezigheid van de coördinator, in geval deze niet in het vermogen is zijn taak te vervullen of in het geval hij zijn kandidatuur intrekt met de nodige motivatie, verzekert de co-coördinator zijn taken en bevoegdheden nadat de voorzitter van de Raad daarover geïnformeerd werd. Art. 22. Verklaring van de deskundigen De deskundige moet voor ieder dossier de verklaring ondertekene opgenomen in bijlage 2. Deze verklaring voorziet dat de deskundige er zich toe verbindt: - te bevestigen dat alle door hem geleverde informatie eerlijk en correct is en zijn competentie in het domein verzekerd is. - alle wijzigingen van zijn bezigheden die een verband kunnen hebben met de activiteiten binnen de groep kenbaar te maken; - de beginselen van het huidige reglement van interne orde te eerbiedigen; - de confidentialiteit van de debatten te vrijwaren; - de vertrouwelijkheid van de rapporten en besluiten te bewaren zolang die nog niet goedgekeurd werden door de Raad en ontvangen door de aanvrager of publiek gemaakt. De expertengroep in zijn geheel bevestigt schriftelijk zijn competentie om een dossier te analyseren. Art. 23. Oproep van uitgenodigden Ten einde de expertengroep toelichting te geven over vragen betreffende de dossiers, kunnen uitgenodigden deelnemen aan de beoordeling. De uitgenodigden, voorgesteld door de coördinator, moeten alvorens deel te kunnen nemen aan de werken, een verklaring afleggen volgens artikel 22. De deelname van uitgenodigden aan de werken van de groep beperken zich tot de materies voor welke ze werden uitgenodigd en omvatten in geen geval de deelname aan de beslissingname. Art. 24. Rapporten van de expertengroepen Het expertise rapport dat aan de Raad verstrekt wordt zal uit twee delen bestaan: - een synthese verslag met betrekking tot de risico-evaluatie, minstens gebaseerd op bijlage II van de Richtlijn 2001/18 en rekening houdend met de toelichtingen van de Commissie (2002/623/EG) en elke andere aanbeveling beschouwd als de meest pertinente; - de samenvoeging van alle adviezen van de experten. Indien de experten vergaderd hebben, zullen ook de verslage van de vergaderingen aan de Raad vertrekt worden. Art. 25. Verwijdering van experten van de gemeenschappelijke lijst De experten worden door de Raad uit de gemeenschappelijke lijst verwijderd wanneer zij: - dit zelf  vragen; - de in overeenstemming met dit reglement gedane verklaring niet respecteren; - een bericht van inbreuk op de regels van deontologie van het huidige reglement hebben gekregen. Sectie IV. Gemeenschappelijke bepalingen – Slotbepalingen Art. 26. Regels met betrekking tot deontologie De leden van de Raad, de deskundigen en het secretariaat respecteren de regels van de deontologie. Dit impliceert ondermeer dat ze geen inlichtingen verstrekken over dossiers of debatten aan personen die daarvoor geen toelating hebben, dat ze niet openlijk kritiek leveren op de werking van de Raad of op hun collega’s van de Raad, en dat ze de adviezen niet openbaar maken of er allusie op maken vooraleer deze door de Raad gepubliceerd worden in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement. De personen die een welbepaald belang hebben in een behandeld dossier, of die van buitenaf beïnvloed werden, verklaren, vooraleer de discussie aan te vangen, welk belang(en) ze er bij hebben of welke invloed(en) ze hebben ondergaan. De Raad of de groep van deskundigen beslist nadien in welke mate deze persoon mag deelnemen aan de deliberatie en toegang krijgen tot de betreffende documenten. Klachten op het gebied van deontologie dienen aan de Voorzitter van de Raad gericht te worden. Zij zullen binnen de Raad behandeld worden. De beslissing kan bestaan uit aanbevelingen of zelfs uit een gemotiveerde aanvraag voor ontslag van het betrokken lid aan zijn toezichthoudende overheid. De Raad kan deze regels inzake deontologie vervolledigen. Deze kunnen een bijlage vormen van dit reglement. Art. 27. Budget De Raad evalueert jaarlijks de budgettaire middelen waarover hij beschikt en hun gebruik. Met dit doel overhandigt het secretariaat de Raad een inventaris van inkomsten en uitgaven eigen aan de werking van de Raad. De Raad is verantwoordelijk voor het goede beheer van de fondsen die hem ter beschikking gesteld worden. Op vraag van de Raad legt het secretariaat de financiële toestand voor. Het secretariaat maakt jaarlijks een budgettair verslag op. Art. 28. Externe Communicatie De Voorzitter is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de Raad en de groepen van deskundigen. De externe communicatie heeft betrekking op de documenten die goedgekeurd zijn door de Raad. De communicatie gebeurt enkel voor dossiers die openbaar gemaakt werden, hetzij door het gemeenschappelijke standpunt aan te halen, hetzij een standpunt te verantwoorden dat door een meerderheid of een minderheid is aangenomen, maar zonder het tegenoverstelde standpunt aan te vallen. De externe communicatie heeft ook betrekking op de informatie die beschikbaar is op de internet site van de Bioveiligheidsraad. De Raad kan procedures voor communicatie opstellen. Art. 29. Taalgebruik Het taalgebruik binnen de Raad wordt bepaald onverminderd de algemene reglementaire bepalingen betreffende taalgebruik. Het taalgebruik wordt als volgt georganiseerd: De leden van de Raad en de groepen van deskundigen werken in de taal of talen die zij verkiezen. De uitnodigingen en  verslagen van de vergaderingen worden in het Frans en in het Nederlands opgesteld. Art. 30. Procedures De gedetailleerde werkingsprocedures kunnen door de Raad opgesteld worden om zijn werking en de uitvoering van zijn opdrachten te verzekeren. Van zodra deze ad hoc procedures gevalideerd zijn door de Raad, maken zij deel uit van het reglement van interne orde onder de vorm van een bijlage. De procedures omvatten ondermeer : - de specifieke voorwaarden voor validiteit van de verschillende etappes verbonden aan de opstelling van een document van de Raad (zoals termijnen voor bijeenroeping, quorum van aanwezigheden, goedkeuring van documenten) - de eventuele termijnen die moeten gerespecteerd worden - de specifieke voorwaarden betreffende externe communicatie In afwezigheid van ad hoc procedures zijn de algemene bepalingen van het reglement van interne orde van toepassing. Art. 31. Archieven De archieven bevatten de duplicata van de oproepen, de ingediende documenten, de voorlopige en definitieve verslagen, de verslagen van de groepen van deskundigen, de adviezen van de Raad, andere belangrijke documenten evenals persoonlijke inlichtingen  overgemaakt door de leden en deskundigen, en die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de Raad. De volgens de wet bepaalde vertrouwelijke documenten worden bewaard bij de SBB in één exemplaar. Ze kunnen ter plaatse geraadpleegd worden door de leden van de Raad of de deskundigen die zij aanduiden, op aanvraag of onder een contract van vertrouwelijkheid (onverminderd de rechten van de bevoegde overheden of de gerechtelijke overheden). Art. 32. Goedkeuring van het reglement van interne orde en bijzondere bepalingen Dit reglement van interne orde wordt goedgekeurd door een consensus. Het kan gewijzigd worden bij meerderheid van twee derden van minstens 8 zetelende leden. In verband met gevallen die niet voorzien zijn in het reglement van interne orde en die een oplossing tijdens de zitting vergen, beslist de Raad door een consensus. Art. 33. Verantwoordelijkheid De adviezen worden goedgekeurd door de Raad. In dat opzicht engageren zij de Raad in zijn geheel, inclusief de adviezen die door een minderheid uitgebracht werden. De leden die individueel deelgenomen hebben aan de voorbereiding van het advies, kunnen niet individueel aansprakelijk gesteld worden. Art. 34. Briefwisseling Alle briefwisseling met betrekking tot de Raad en de groepen van deskundigen wordt geadresseerd aan het secretariaat. Art. 35. Clausule met betrekking tot herziening Jaarlijks evalueert de Raad de pertinentie en de doeltreffendheid van het huidig reglement en brengt schriftelijk verslag uit over zijn conclusies. Bijlagen Het Reglement van interne orde bevat de volgende bijlagen: Verbintenis verklaring Jaarlijkse belangenverklaring van de leden Confidentialiteitsverklaring van de leden en uitgenodigden "Code of conduct for experts" Structuur van de adviezen van de Raad Deze bijlagen zijn beschikbaar in de PDF versie van het document.